企業がリモートワークを進める上で必要なものは?情報共有やセキュリティ強化など目的別に解説

仮想デスクトップコラム
  • テレワーク

  • 2021.11.25

企業がリモートワークを進める上で必要なものは?情報共有やセキュリティ強化など目的別に解説
  • リモートワークに最低限必要なものは何?
  • リモートワークでセキュリティを強化するには何が必要?
  • リモートワークの従業員管理に必要なものは何?

新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、リモートワークが急速に普及しています。しかし、リモートワークの実施に必要なものは少なくありません。


必要なものを十分にそろえないままリモートワークを始めると、思ったより不便と感じる時が増えて、リモートワークのメリットを十分に享受できなくなります。


本記事では、リモートワークに最低限必要なものだけでなく、情報共有やセキュリティ強化、Web会議、従業員管理に必要なものを紹介します。

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リモートワークに最低限必要なもの

ここでは、リモートワークに最低限必要なものを以下の順に紹介します。

  • PCなどの端末
  • 通信環境

PCなどの端末

リモートワークに最低限必要なもの、1つ目はPCなどの端末です。

リモートワークでは、PCを使用することが基本です。業務に支障がない性能があるPCを用意し、必要な情報やデータにアクセスできるようにする必要があります。

また、スマートフォンなども必要に応じて用意しましょう。

通信環境

リモートワークに最低限必要なもの、2つ目は通信環境です。

リモートワークでは、インターネット回線を通じて連絡やファイルのやり取りを行う必要があります。

そのため、安定して業務に支障のないインターネット回線が必要不可欠です。また、リモートワークはセキュリティ上の課題も多いので、セキュリティも確保する必要があります。

自宅でリモートワークを行う時には、より安定している固定回線がベターです。また、通信制限で業務に支障が出ることがないよう、従量課金ではないプランを契約することがおすすめです。

リモートワークでの情報共有に必要なもの

ここでは、リモートワークでの情報共有に必要なものを以下の順に紹介します。

  • ビジネスチャット
  • 社内SNS
  • オンラインストレージ
  • 社内wiki
  • グループウェア

ビジネスチャット

リモートワークでの情報共有に必要なもの、1つ目はビジネスチャットです。

ビジネスチャットとは、ビジネスに特化したチャットツールで、メールより気軽にコミュニケーションが可能です。

メールや電話に加えてビジネスチャットを活用することで、業務連絡を円滑にして、意思決定スピードの向上や業務効率化が期待できます。

また、メールアドレスがわかっていれば、社外の相手を招待することも可能です。さらに、社内用と社外用にスペースを分けて、用途により使い分けることも可能です。

社内SNS

リモートワークでの情報共有に必要なもの、2つ目は社内SNSです。

社内SNSとは、社内のやりとりを活性化できるよう、企業向けにカスタマイズされたSNSのことです。

部署や従業員同士で気軽にやりとりができ、従業員同士での信頼関係構築やエンゲージメント向上に活用できます。

オンラインストレージ

リモートワークでの情報共有に必要なもの、3つ目はオンラインストレージです。

オンラインストレージとは、インターネット上でデータ・ファイルを保管・共有できるツールのことです。

共有したい情報を一元管理して、時間や場所・端末などを問わずアクセスできるため、リモートワークの情報共有でも大いに活用できます。

また、以下のメリットも存在します。

  • メールでは送れない大容量データも、オンラインストレージに保存して送付できる
  • クラウド上で保存するため、データのバックアップが自動で行われる
  • 複数の端末から同時にアクセスして、リアルタイムで編集や閲覧ができる

社内wiki

リモートワークでの情報共有に必要なもの、4つ目は社内wikiです。

社内wikiとは、社内で情報やナレッジを蓄積し共有できるツールのことです。従業員全員が簡単にドキュメントを投稿できます。

社内wikiには、以下のメリットがあります。

  • 社内の情報を探し出す手間や時間の短縮
  • 情報やノウハウの属人化防止
  • 教育や引き継ぎコストの軽減

グループウェア

リモートワークでの情報共有に必要なもの、5つ目はグループウェアです。

グループウェアとは、会社の組織内での情報共有やコミュニケーションを円滑にしてくれるツールのことです。従業員同士で、情報や業務状況を統合管理し、それらを共有できます。

グループウェアの主な機能を、以下にまとめます。

  • タスク管理
  • スケジュール共有
  • 掲示板
  • ワークフロー管理
  • 文書管理

リモートワークのセキュリティを強化するために必要なもの

ここでは、リモートワークのセキュリティを強化するために必要なものを、以下の順に紹介します。

  • セキュリティソフト
  • 暗号化ソフト
  • VPN
  • 盗難防止用端末

セキュリティソフト

リモートワークのセキュリティを強化するために必要なもの、1つ目はセキュリティソフトです。

リモートワークには、マルウェアやフィッシングなど様々なセキュリティ上のリスクが存在します。これらのリスクを軽減するために欠かせないのが、セキュリティソフトです。

最近のセキュリティソフトは、マルウェア感染防止だけでなく、フィッシング防止やネットワーク保護など様々な機能を有するものが増えています。

セキュリティソフトを選ぶ時には、検出力や動作の軽さなどを考慮しましょう。

暗号化ソフト

リモートワークのセキュリティを強化するために必要なもの、2つ目は暗号化ソフトです。

リモートワークでは、自宅以外で作業することも珍しくありません。その時に注意しなければならないことは、端末の盗難・紛失に伴う情報漏えいです。

その対策として活用したいのが、暗号化ソフトです。

暗号化ソフトを用いてドライブを事前に暗号化しておけば、万が一端末の盗難・紛失が発生しても第三者がデータにアクセスすることを防げます。これにより情報漏えいを防止できます。

VPN

リモートワークのセキュリティを強化するために必要なもの、3つ目はVPNです。

VPN(Virtual Private Network)とは接続を安全に行うための仮想専用線のことです。

インターネットは自由なネットワーク空間で、世界中の不特定多数のユーザーが利用できます。しかし、そのことは悪意ある第三者も容易に利用できることを意味します。

VPNでは、特定の人だけが安全な通信経路を確保して情報を授受できるようにします。こうすることで、第三者にアクセスさせずリモートワークのセキュリティを強化できます。

盗難防止用端末

リモートワークのセキュリティを強化するために必要なもの、4つ目は端末の盗難防止対策です。

特に、自宅以外で仕事を行う時には、端末の盗難が原因の情報漏えいに注意する必要があります。盗難防止用のツールやアプリを用いることで、端末の盗難を防ぎましょう。

例えば、端末の位置情報を知らせてくれるツールを用いれば、万が一端末を盗難・紛失しても、端末の位置を特定できます。

また、物理的に端末の盗難を防ぐワイヤーを用いて、端末が第三者に持ち運ばれることを予防することも有効です。

リモートワークのWeb会議に必要なもの

ここでは、リモートワークのWeb会議に必要なものを以下の順に紹介します。

  • Web会議システム
  • 外付けカメラ
  • 外付けマイク

Web会議システム

リモートワークのWeb会議に必要なもの、1つ目はWeb会議システムです。

Web会議システムを用いることで、リモートワークでもWeb上で相手の顔を見ながら会議できます。

また、Web会議システムには画面共有や背景設定など便利な機能があるものが多く存在します。

Web会議システムを選ぶ時のチェックポイントを、以下に紹介します。

  • 接続の安定性:接続が安定していないと参加者にストレス
  • 同時接続できるアカウント数:会社規模や用途により必要なアカウント数は異なる
  • セキュリティ対策:情報漏えいを防ぐために必要

外付けカメラ

リモートワークでは、PC内蔵のカメラを用いることもできます。ただ、PC内蔵のカメラ以上の性能を求める時には、外付けカメラがベターです。

外付けカメラを選ぶ時のチェックポイントを、以下に紹介します。

  • 解像度:画像の細かさ
  • フレームレート(FPS):1秒間に使われるコマ数
  • 規格:日常的に使っている端末との相性
  • カメラ以外の機能:ワイヤレス機能やスタンド機能などの有無

外付けマイク

リモートワークのWeb会議に必要なもの、3つ目は外付けマイクです。

リモートワークでは、PC内蔵のマイクを用いることもできます。ただ、PC内蔵のマイク以上の性能を求める時には、外付けマイクがベターです。

外付けマイクを選ぶ時のチェックポイントを、以下に紹介します。

  • ノイズキャンセル機能の有無
  • エコーキャンセル機能の有無
  • バッテリー内蔵の有無
  • 接続方式
接続方式 メリット デメリット
Bluetooth接続 ・端末とマイクを離して使用できる
・コンパクトに収納
・接続が不安定になりやすい
USB接続 ・充電残量を意識せずに使用できる
・接続が安定しやすい
・端末とマイクをケーブルでつなぐ必要がある

リモートワークの従業員管理に必要なもの

ここでは、リモートワークの従業員管理に必要なものを以下の順に紹介します。

  • 勤怠管理システム
  • 人事管理・評価システム

勤怠管理システム

リモートワークの従業員管理に必要なもの、1つ目は勤怠管理システムです。

リモートワークではオフィスに出社しません。そのため、実際に従業員が働いた時間がわかりづらく、勤怠管理が課題の1つです。

そこで活用したいのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムを活用すれば、従業員はオンライン上で簡単に就業時間を打刻でき、集計も自動化できます。また、残業時間の上限管理や有給取得状況の把握もできます。

勤怠管理システムを用いて、勤怠管理を効率化しましょう。

人事管理・評価システム

リモートワークの従業員管理に必要なもの、2つ目は人事管理・評価システムです。

リモートワークで人事情報を取り扱う時に活用したいのが、人事管理・評価システムです。

これまでは、エクセルや独自システムを用いて人事情報を取り扱うことが一般的でしたが、最近ではクラウドの人事管理・評価システムが普及してきました。

人事管理・評価システムを用いることで、オンライン上で労務管理や採用管理をより効率的に実施できます。

また、リモートワークでは、端末の紛失や盗難により情報漏えいが発生することがリスクの1つです。

しかし、クラウドの人事管理・評価システムであれば情報を端末に残す必要がないため、情報漏えいのリスクを軽減できます。

まとめ

本記事では、リモートワークに最低限必要なもの、情報共有やセキュリティ強化、Web会議、従業員管理に必要なものを紹介しました。

リモートワークの導入を成功させるには、本記事で紹介したものをそろえるだけでは不十分です。

ルールの整備や従業員の教育などの準備を十分に行った上で導入することで、リモートワークが成功する確率をより高められます。

なお、弊社では自社のセキュリティ状況やテレワーク環境、コミュニケーション環境を簡単に把握できる「STC診断」をオンラインで無料公開しています。よろしければ、以下よりお試しください。

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