Web会議のプレゼンで重要なポイントと実施のコツを徹底解説

仮想デスクトップコラム
  • テレワーク

  • 2021.11.25

Web会議のプレゼンで重要なポイントと実施のコツを徹底解説
  • Web会議のプレゼンではどのようなポイントを抑える必要があるのか?
  • Web会議のプレゼンではどのような準備をすれば良いのだろう?
  • Web会議のプレゼンにおける資料作成や話し方のコツを整理したい

昨今、Web会議を行う機会が大幅に増えました。Web会議では、プレゼンを行うこともよくあります。


ただ、Web会議のプレゼンには、対面のプレゼンとは違うポイントも少なくありません。


そのため、対面のプレゼンに自信があっても、対面のプレゼンと全く同じ方法でWeb会議のプレゼンを行うと失敗することは十分あり得ます。


本記事では、Web会議のプレゼンで抑えるべきポイント、Web会議のプレゼンにおける事前準備や資料作成、話し方のコツを紹介します。


なお、Web会議のプレゼン形式は2つあります。それぞれの特徴を以下にまとめます。本記事では、主にリアルタイム形式でのプレゼンを想定していることに留意してください。

事前録画形式 ・事前にプレゼン用の動画を作成
・完成度を高めることが可能
リアルタイム形式 ・対面のプレゼンと同じように双方向でやり取りが可能
・臨場感や生産性の向上が期待できる
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Web会議のプレゼンで抑えるべきポイント

Web会議のプレゼンで抑えるべきポイントは、参加者の集中力を維持することです。

Web会議のプレゼンでは、対面のプレゼンより参加者の集中力を維持することが困難です。その理由は2つあります。

1つ目は、Web会議のプレゼンでは他の作業も容易にできることです。そのため、関係のない資料を見てしまうなど、参加者はついつい他の作業をしてしまいがちです。

対面であれば、目の前にプレゼンターがいるため他の作業をすることに抵抗を感じるものですが、Web会議のプレゼンでは目の前にプレゼンターがいません。

このことも、参加者がついつい他の作業をしてしまうことの理由になります。

2つ目は、一方通行のコミュニケーションになりやすいことです。対面のプレゼンでは、参加者の目を見たり話しかけることで双方向のコミュニケーションを取れます。

しかし、Web会議のプレゼンでは目の前に参加者がいない分、一方通行で参加者はプレゼンターの話を聞くだけになりがちです。

また、Web会議のプレゼンは、Web会議システムを通じて行います。その分、ボディランゲージが伝わりづらく、対面のプレゼンよりも理解が進まない場合もあります。

さらに、音声や画像の乱れ、操作に手間取るなど、細かなことが参加者のストレスになります。

これらを踏まえて、参加者の集中力を切らせないようにするために、Web会議のプレゼンにおけるコツを3つの切り口に分けて以下で紹介します。

Web会議のプレゼンにおける事前準備のコツ

ここでは、Web会議のプレゼンにおける事前準備のコツを以下の順に紹介します。

  • 事前に目的を共有
  • 参加者の層を事前に把握
  • ツールや通信環境を事前に確認

事前に目的を共有

Web会議のプレゼンにおける事前準備のコツ、1つ目は事前に目的を共有することです。

プレゼンの目的がわかっていないと、参加者はプレゼンの内容理解に苦労します。そのため、プレゼンの目的を事前に共有して方向性を確認しておきましょう。

また、資料や質問形式も事前共有しておけば、よりプレゼンの進行がスムーズになることでしょう。

参加者の層を事前に把握

Web会議のプレゼンにおける事前準備のコツ、2つ目は参加者の層を事前に把握することです。

Web会議のプレゼンでは、参加者はプレゼンターの目の前にいません。そのため、対面のプレゼンよりも参加者の反応がわかりづらいことに注意しなければなりません。

参加者の反応がわかりづらい分、対面以上にきめ細やかな対応が必要になります。

具体的には、参加者の層を事前に把握しましょう。これにより、プレゼン内容や話し方を工夫して、よりわかりやすいプレゼンにできるはずです。

ツールや通信環境を事前に確認

Web会議のプレゼンにおける事前準備のコツ、3つ目はツールや通信環境を事前に確認することです。

Web会議のプレゼンは、ツールや通信環境が整っていないと音声や画像の乱れが発生します。

これは、参加者にストレスを与えてしまい、Web会議のプレゼン自体の失敗につながります。

そのため、Web会議前には、PCなどの端末やカメラ、マイクなどに問題がないか入念に確認しましょう。

通信速度については、上り(データのアップロードに利用)と下り(データのダウンロードに利用)の通信速度を事前に確認しましょう。

上りと下り両方で、必要な通信速度が確保できているか確認します。必要な通信速度は、ツールによって異なります。

Web会議のプレゼンにおける資料作成のコツ

ここでは、Web会議のプレゼンにおける資料作成のコツを以下の順に紹介します。

  • 1スライド1メッセージ
  • プレゼン資料に全体像や現在地を提示
  • 図や表など効果的な表現を取り込む

1スライド1メッセージ

Web会議のプレゼンにおける資料作成のコツ、1つ目は1スライド1メッセージです。

Web会議のプレゼンに限ったことではありませんが、1つのスライドにいろいろなメッセージを詰め込もうとすると、参加者にとっては要点がわかりづらいものです。

これでは、参加者の理解を妨げてしまいます。

そのため、1スライドの情報量を絞って1スライド1メッセージを心がけましょう。また、情報を絞った分、文字のフォントを大きくするなどスライドを見やすくしましょう。

特にWeb会議では、参加者がモバイル端末で視聴している可能性も高いため、従来以上に1スライド1メッセージが効果的と言えます。

プレゼン資料に全体像や現在地を提示

Web会議のプレゼンにおける資料作成のコツ、2つ目はプレゼン資料に全体像や現在地を提示することです。

プレゼン資料の全体像や現在地がわからないと、参加者は詳細な情報を処理できず、プレゼン自体を理解できなくなります。

全体像を提示するには、プレゼンの冒頭で全体の構成を表や図で示すと良いでしょう。

また、現在地を提示するには、章ごとに現在地を示したスライドを挟み込むと良いでしょう。この時、目次や全体像を再掲するとベターです。

ただし、章ごとの現在地を示したスライドでは、該当箇所以外はグレーで書くなどして目立たないようにしましょう。

図や表など効果的な表現を取り込む

Web会議のプレゼンにおける資料作成のコツ、3つ目は図や表など効果的な表現を取り込むことです。

文字だらけのスライドだと、参加者は集中力を維持するのが困難です。そのため、文字情報はなるべく図や表を用いて「見える化」するよう心がけましょう。

例えば、図解と説明文を近くに配置するとよりわかりやすい資料になります。

これは、図解と説明文が近くにあることで、説明文を読んでからすぐ該当する図解が見つかるため、図解を探す手間が減るからです。

また、アニメーションを効果的に活用して参加者を飽きさせないスライドを作るなど、豊かな表現ができるWeb会議システムを利用することがおすすめです。

Web会議のプレゼンにおける話し方のコツ

ここでは、Web会議のプレゼンにおける話し方のコツを以下の順に紹介します。

  • カメラ目線でプレゼン
  • 身振りや表情を大きく
  • 話すテンポに注意
  • 簡潔でわかりやすい構成のプレゼン

カメラ目線でプレゼン

Web会議のプレゼンにおける話し方のコツ、1つ目はカメラ目線でプレゼンすることです。

プレゼンターがカメラ目線でないと、参加者は自分に話しかけられていると感じません。

しかし、プレゼンターが特に意識しないと、目線は手元の資料や画面に映された参加者の顔を見てしまいがちです。

これでは参加者から見たら自分が見られていないと感じてしまいます。ただ、意識してカメラを見続けるのは負担です。

そのため、ワイプや外付けカメラの位置を工夫して、目線が自然とカメラに向くようにすると良いでしょう。

身振りや表情を大きく

Web会議のプレゼンにおける話し方のコツ、2つ目は身振りや表情を大きくすることです。

Web会議でのプレゼンでは、対面でのプレゼンよりもプレゼンターの表情や身振りがわかりづらいものです。

また、参加者が目の前にいない分、プレゼンする時の表情が乏しくなりがちです。

普段よりも身振りや表情を大きくすると、プレゼンターの感情が参加者に伝わります。

客観的に見ると少し恥ずかしいと感じるぐらい身振りや表情を大きくして、ちょうど良いぐらいです。

話すテンポに注意

Web会議のプレゼンにおける話し方のコツ、3つ目は話すテンポに注意することです。

プレゼンする場面によって、話すテンポを変えると良いでしょう。

参加者の音声がオンになっている時には、比較的ゆっくりしたテンポで話すことが好まれます。

また、必要に応じて参加者の理解度を確認するなど、相手と並走するイメージでプレゼンすると良いでしょう。

反対に、参加者の音声がオフになっている時には、比較的早めのテンポで話すことが好まれます。

普通にプレゼンする時の、1.2〜1.3倍程度早めに話すぐらいでちょうど良いぐらいです。

簡潔でわかりやすい構成のプレゼン

Web会議のプレゼンにおける話し方のコツ、4つ目は簡潔でわかりやすい構成のプレゼンをすることです。

Web会議のプレゼンでは、対面のプレゼン以上に参加者の集中力維持が難しいものです。そのため、わかりづらい構成で話すと参加者の集中力はすぐになくなります。

簡潔でわかりやすい構成の代表例として、PREP法を紹介します。

PREP法とは、説明のフレームワークの1つで、「Point(結論)」、「Reason(理由)」、「Example(実例・具体例)」、「Point(結論)」の順で書く文章作成術のことです。

最初に結論を述べ、最後にまとめとして再度結論を述べる構成となっているため、話を理解しやすいことが特徴です。

P(Point:要点) 結論や主張
R(Reason:理由) 結論に至った理由や、そう主張する理由
E(Example:具体例) 理由や主張の根拠となる事例やデータや、状況など
P(Point:要点) 結論や主張

まとめ

本記事では、Web会議のプレゼンで抑えるべきポイント、Web会議のプレゼンにおける事前準備や資料作成、話し方のコツを紹介しました。

本記事はWeb会議のプレゼンについてまとめましたが、内容はウェビナーやWeb営業でのプレゼンにも応用できます。

大切なことは、対面のプレゼンとの違いを理解して、参加者の満足度を高めることです。なお、弊社ではオンラインでのプレゼンテーション表現をリッチにするmmhmmというビデオコミュニケーションアプリもご提供しています。

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