リモートワークで企業が注意すべきことは?セキュリティ、マネジメント、コミュニケーションの3つの視点で解説

仮想デスクトップコラム
  • テレワーク

  • 2021.12.15

リモートワークで企業が注意すべきことは?セキュリティ、マネジメント、コミュニケーションの3つの視点で解説
  • リモートワークのセキュリティで何に注意すべきか
  • リモートワークのマネジメントでどこに注意すべきか知りたい
  • リモートワークでコミュニケーションを促進したいが注意すべきことはあるか

新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、リモートワークが急速に普及しています。リモートワークには、生産性向上や人材確保の幅が広がることなど様々なメリットがあります。


しかし、リモートワークには注意すべきことも少なくありません。そのことを理解しないままリモートワークを導入しても、メリットを十分に享受できません。


そのため、リモートワークを開始する時には、会社側が運用ルールと評価基準を明確に定め、従業員に遵守させることが大切です。


本記事では、リモートワークで企業が注意すべきことを、セキュリティ、マネジメント、コミュニケーションの3つの視点で紹介します。

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リモートワークのセキュリティで注意すべき点

ここでは、リモートワークのセキュリティで注意すべき点を以下の順に紹介します。

  • 信頼できない回線からの情報漏えい
  • 私物端末からの情報漏えい
  • クラウドサービスなどからの情報漏えい

信頼できない回線からの情報漏えい

リモートワークのセキュリティで注意すべき点の1つ目は、信頼できない回線からの情報漏えいです。

信頼できない回線には、例えば無料の公衆Wi-Fiがあります。無料の公衆Wi-Fiは、暗号化キーが公開されている、もしくは暗号化自体されていないなど、セキュリティに不備があることが少なくありません。

そのため、無料の公衆Wi-Fiはそもそも使用しないようルールを定めることが賢明です。ただ、どうしても使う必要がある時には強度の暗号化形式であるか確認した上で、Wi-Fiにつないでいる間は重要情報のやりとりは控えましょう。

また、リモートワークでよく使われるセキュリティ対策の1つがVPN(Virtual Private Network)です。VPNとは、インターネット上に仮想的なプライベートネットワークを設けて、ある特定のユーザーしかアクセスできない仕組みのことです。

しかし、VPNの中にもあまりセキュリティ対策が充実していないサービスも存在しているので、なるべくセキュリティ対策が充実していて信頼できるサービスを使用しましょう。

私物端末からの情報漏えい

リモートワークのセキュリティで注意すべき点の2つ目は、私物端末からの情報漏えいです。

私物の端末を業務で使用する時にまず注意しなければならないことは、ウイルス感染です。私用で端末を使っている時にウイルス感染し、端末に残っている業務上の情報が漏えいするという恐れもあります。

また、ウイルス感染に気づかずに私物の端末を社内ネットワークにつなげると、社内ネットワークを通じて社内の端末もウイルスに感染する恐れがあります。私物端末にもウイルス対策ソフトを導入する、重要データはリモートワーク専用端末でしか取り扱わないなどの対策を講じましょう。

他にも、シンクライアント端末やRDSを導入するなど、様々なセキュリティ対策を講じることで、セキュリティリスクは大幅に低下します。

また、私物の端末を社外で使用する時には、物理的な情報漏えいにも注意しなければなりません。端末の紛失やショルダーハッキング(のぞき見)などにより、悪意ある第三者に情報を見られる恐れがあります。

社外で端末を使用する時のルールを周知徹底した上で、社外では端末を肌身離さず持ち続けること、持ち出し中には飲酒しないこと、のぞき見防止フィルムを用いることなどで情報漏えいリスクを軽減させましょう。

関連記事:私物のPCをテレワークに用いるメリット・デメリットとセキュリティ対策をまとめて解説

クラウドサービスなどからの情報漏えい

リモートワークのセキュリティで注意すべき点の3つ目は、クラウドサービスなどからの情報漏えいです。

リモートワークでの情報共有には、クラウドサービスは非常に便利です。ただ、閲覧権限の設定ミスによる情報漏えいや不正アクセスなどのリスクには注意が必要です。

リスクを回避するため、クラウドサービスの利用開始時や定期的に脆弱性診断を行うようにしましょう。

また、リモートワークで行われるWeb会議において、Web会議のIDやパスワードが流出すると、第三者に会議にアクセスされる恐れがあります。これにより、第三者に会議の内容を聞かれて社内の重要な情報が漏えいすることも考えられます。

このようなことがないよう、従業員のセキュリティ意識が向上するような社内教育を徹底させることに加えて、重要データの暗号化や多要素認証の導入なども推進しましょう。これらの対策を導入することで、情報漏えいのリスクを軽減できます。

関連記事:多要素認証(MFA)とは?必要性・仕組み・メリットとともに紹介

リモートワークのマネジメントで注意すべき点

ここでは、リモートワークのマネジメントで注意すべき点を以下の順に紹介します。

  • 勤怠管理
  • 人事評価
  • 業務管理
  • 健康管理

勤怠管理

リモートワークのマネジメントで注意すべき点の1つ目は、勤怠管理です。

リモートワークでは、従業員がオフィスに出社して仕事を行うわけではありません。そのため、従業員がいつ出社・退社したか、あるいは席を外しているか確認することが難しいことに注意しなければなりません。

また、出退勤管理が難しいため、サボりや働きすぎが発生しやすいことにも注意が必要です。

対策として、勤怠管理ツールの導入が有効です。離れて働いていても従業員の始業時間・終業時間・在席・離席を簡単に確認できます。また、人の目がないとサボりがちな従業員に対しては、オフィスで働くような緊張感をもたらして、仕事の生産性向上も期待できます。

人事評価

リモートワークのマネジメントで注意すべき点の2つ目は、人事評価です。

リモートワークでは、同じ空間にいないため、上司が部下の様子を直接チェックできません。

そのため、上司は部下の仕事への取り組み方やモチベーションなど、勤務態度全般を評価することはできません。また、コミュニケーション量も少なくなりがちで、その点でも部下への評価が難しくなります。

また、人事評価では成果だけでなく仕事のプロセスも評価に反映されることが少なくありません。特に、総務など成果がわかりづらい職種ではその傾向が顕著です。しかし、リモートワークではプロセスがわかりづらいことに注意しなければなりません。

さらに、部下の立場では他者との関係性が減るので、他者から承認を受けて成長を実感する機会が減ります。その分、モチベーション低下につながる恐れがあります。

これらを踏まえて、リモートワークの特性を踏まえた評価の仕組みを整備して、上司ごとに評価のばらつきが出ないよう注意しましょう。また、従業員が中長期的な成果や成長を意識できるように工夫しましょう。

業務管理

リモートワークのマネジメントで注意すべき点の3つ目は、業務管理です。

リモートワークでは、口頭で気軽にコミュニケーションを取ることが困難です。そのため、個人やチームにおけるプロジェクトの進捗状況を把握することが難しいことも課題の1つです。

タスク管理ツールなどを有効活用して、プロジェクトの進捗状況を常に可視化しましょう。責任の所在が明確になり、個人の目標設定もやりやすくなります。タスク管理ツールには無料で導入できて操作も簡単なツールが多いので、自社に合ったツールを探してみましょう。

健康管理

リモートワークのマネジメントで注意すべき点の4つ目は、健康管理です。

例えば、リモートワークでは他者の目がないので、生活が不規則になりがちです。残業時間に目を配る、健康診断をきちんと受けさせるなど、従業員の勤怠管理や健康管理(ヘルスケア)を行いましょう。

また、外出しない分運動不足にもなりがちです。その対策として、ルーティンの中に体を動かす時間も設定するとベターです。

さらに、周りに人がいない分コミュニケーション不足に陥りがちです。コミュニケーション不足は仕事への影響はもちろん、孤独感を増大させて従業員のメンタルの健康に悪影響を及ぼす恐れがあります。

雑談用チャットルームを設ける、オンラインのランチタイムを設けるなど、リモートワークでも従業員同士のコミュニケーションが促進されるよう工夫しましょう。

リモートワークのコミュニケーションで注意すべき点

ここでは、リモートワークのコミュニケーションで注意すべき点を以下の順に紹介します。

  • こまめな連絡や相談を促進
  • 人間関係の構築機会を作る
  • オンラインでもビジネスマナーを守る

こまめな連絡や相談を促進

リモートワークのコミュニケーションで注意すべき点の1つ目は、こまめな連絡や相談を促進することです。

リモートワークでは、対面で顔を合わせることはほとんどありません。そのため、ちょっとしたことを近くの従業員に相談することが難しくなります。それにより不明点や疑問点が出てきても自己判断で仕事を進めてしまい、後でトラブルが発生する恐れもあります。

直接顔を合わせない分、チャットツールやWeb会議システムを活用してオフィスワーク以上にこまめに連絡や相談を行うよう心がけましょう。

ただ、対面での会話と比べると、チャットツールやWeb会議システムでの会話は感情が伝わりにくいことがあります。文字によるコミュニケーションではそれが顕著です。そのため、伝えるタイミングや伝え方に気を配ることが大切です。

人間関係の構築機会を作る

リモートワークのコミュニケーションで注意すべき点の2つ目は、人間関係の構築機会を作ることです。

リモートワークでは従業員同士が同じ空間にいないため、オフィスワーク以上に人間関係の構築機会を作っていくことが重要です。それには、インフォーマルコミュニケーション(雑談など非公式な場所での偶発的なやり取り)の促進が有効です。

インフォーマルコミュニケーションを促進する方法を、以下に紹介します。

  • チャットルームに雑談部屋を作る
  • 社内SNSを活用する
  • Web会議システムを用いた朝礼で、冒頭に雑談タイムを設ける
  • オンラインでランチやコーヒーブレークを行う

インフォーマルコミュニケーションの促進は、他のメンバーとの関係性構築だけでなく、新しいアイデアの創出にも有効です。

関連記事:インフォーマルコミュニケーションとは?その重要性と促進のポイントを解説!

オンラインでもビジネスマナーを守る

リモートワークのコミュニケーションで注意すべき点の3つ目は、オンラインでもビジネスマナーを守ることです。

リモートワークでは公私の境目が分かりにくくなりがちですが、各従業員に対してビジネスマナーを守るよう啓蒙する必要があります。

例えば、リモートワークを行っていると相手のことが見えにくくなるものですが、相手もリモートワークを行っているとは限りません。また、リモートワークを行っている相手であっても業務時間が異なることもあります。

そのため、連絡する時間帯や言葉遣いに注意して、相手に不快感を与えないようにしましょう。社外とのコミュニケーションを取る時には特に注意が必要です。

また、服装にも注意を向けましょう。身だしなみを整えることで、仕事モードに入れますし、Web会議を行う時に相手の印象を損ねることも防げます。

まとめ

本記事では、リモートワークで企業が注意すべきことを、セキュリティ・マネジメント・コミュニケーションの3つの視点で紹介しました。

リモートワークでは、対面で従業員同士接する機会が限られます。その分注意すべき点も多数存在します。

ただ、リモートワークにはメリットも多数存在します。リモートワークで注意すべきことを踏まえて適切な対策を講じることで、あなたの会社でもリモートワークを成功させることができることでしょう。

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