VDI導入による営業部門の働き方改革実践事例│クラウド型仮想デスクトップサービス

仮想デスクトップコラム

  • テレワーク

  • 2019.07.12

VDI(仮想デスクトップ)導入による営業部門の働き方改革実践事例

営業部門の業務は、商談のアポイントから提案書作成、営業報告書の作成など多忙を極めます。 商談の合間の空き時間を活用して業務を行うことができれば生産性を向上させることができるため、時間や場所を問わない働き方=テレワークが向いています。 今、このテレワークを実現させる手段の1つとしてVDI(仮想デスクトップ)を導入する企業が増えています。 今回は、VDIなどを活用して営業業務の効率化を成功させたA社の事例をご紹介します。

VDIを導入した営業部門の1日の働き方

9:30/出社 VDIで直行が可能に

VDIを利用すれば場所を問わずにオフィスと同じ仕事ができるようになります。 そのため、営業担当者は一度出社して資料を準備してから商談先を訪問することもなくなり、商談先へ直行。 朝もゆったりと家を出て、通勤ラッシュも避けることができるようになりました。

10:30/商談 お客様のニーズに応じて必要な資料をいつでも提示

商談に必要な資料は、あらかじめプリントして訪問することが多いでしょう。 しかし、用意した資料以外の情報を求められるシチュエーションも少なくありません。 オフィスへの電話確認や後日に回答することになればお客様を待たせてしまいます。
VDIを活用すれば社内ネットワークにいつでもアクセスできるため、営業担当者は社外からでもお客様が求める資料をすぐに提示することができます。 在庫や納期に関する質問にも業務システムへアクセスしてその場で最新の回答ができます。

また、商談中には、提案資料の内容以外にも技術的・専門的な質問を受けることがあります。 このような場合もWeb会議を併用することで、技術に詳しい専門スタッフが遠隔で営業支援。 営業の“質”を上げることで顧客満足度の向上にもつながります。

11:30/移動中 お客様へお礼のメール

移動のすきま時間を利用してクライアントへ初訪問のお礼メール。 このちょっとした配慮の積み重ねがお客様へ好印象を与えます。

12:00/昼食 午後の打ち合わせに向けて資料を読み返し

ゆっくりと昼食をとった後、13:00からの打ち合わせに頭を切り替えます。 重要なプレゼンに備えて改めて提案資料を読み返しポイントを整理します。

14:00/移動中 営業報告書を作成

訪問時間や場所によっては、次の商談までに時間が空いてしまうことも少なくありません。
A社の営業担当は、商談の合間の時間を利用して営業報告を作成します。

15:00/時間の有効活用で新規サービスの企画を立案

インターネット環境があれば、オフィス以外の場所でも業務ができるのがVDIのメリットです。 この日はサテライトオフィスへ立ち寄りました。
A社の営業担当者は、移動時間などを活用して効率的に業務を進めることができたので、この時間を新規サービス企画の時間に充てているようです。
また、場合によっては、社内スタッフとの打ち合わせにチャットやWeb会議ツールを利用。 打ち合わせのためだけに帰社する必要もなく、時間を有効利用できるようになりました。

17:00/直帰による残業時間の削減

A社では、社内で打ち合わせが必要な場合を除き、営業担当者の直帰を許可しました。 商談後にわざわざ帰社することなく、出先や在宅勤務中に営業報告を行うことで、移動時間を削減することができ、残業時間もその分少なくなりました。 営業担当のワークライフバランスが保たれるようになったほか、会社として支払う残業代も軽減。双方にとってWin-Winの効果が出ています。

まとめ VDI、Web会議の活用で業務効率化、生産性向上へ
働き方改革の導入成功のカギを握っているのは、VDI・Web会議ツールをはじめとするITツールの活用です。 結果的に、業務効率化や生産性向上にもつながります。今回ご紹介したA社の導入事例を参考に、ITツールを上手に活用して働き方改革の推進をめざしましょう。