リモートワークで生産性向上するための7つのステップ、4つのポイントを徹底紹介!

仮想デスクトップコラム

  • テレワーク

  • 2021.06.01

リモートワークで生産性向上するための7つのステップ、4つのポイントを徹底紹介!

リモートワークによって生産性低下しないのか。

生産性向上するために何をしたらよいか。

成功するためのポイントが知りたい。


リモートワークを行うにあたり生産性向上について考える方も多いのではないでしょうか。


リモートワークで生産性を向上させるには、オフィス勤務とリモートワークの違いを洗い出し、生産性向上のための解決ステップを踏むことが重要です。


本記事では、リモートワークで生産性向上が疑問視されている3つの変化、生産性向上するためのステップ、ポイントについてわかりやすく紹介します

リモートワークにおいて生産性向上が疑問視される3つの変化

リモートワークを導入することで生産性の向上が期待できる一方、生産性の向上が疑問視されている点もあります。

ここでは、出社型の働き方からリモートワークへ変化する中で、生産性の向上が疑問視されている要素を解説します。

仕事環境の変化

一般的にオフィスでは、仕事に集中しやすい環境が整っています。

仕事に適した机や椅子が揃っていることはもちろん、業務に必要な作業端末を自由に使えることなどのメリットがあります。

一方自宅の場合は、従業員がリラックスできてしまう環境や、周りに同じ業務を行う同僚がいないことなどの要因により、オフィスにいる時よりも集中力が低下してしまう方も少なくなくありません。

また自宅の場合、オフィスのような高速なインターネット回線を使えないことによる業務効率の低下などの課題があります。

業務管理の方法

リモートワークでは、業務管理の点においても生産性が低下してしまうことが懸念されています。

オフィス勤務の場合には、上司とメンバーが同じ空間にいるため、メンバーの業務内容を一目で確認できます。しかしリモートワークにおいては、それぞれが別の空間で仕事をするため、メンバー一人ひとりの業務内容の把握が困難なことから、生産性が低下する可能性があります。

リモートワークでは、業務管理をツールなど使って従業員一人ひとりの業務内容の定量的に把握することが重要です。

コミュニケーション手段

リモートワークでは、コミュニケーションの観点においても生産性の向上に支障を与えてしまうことが懸念されます。

オフィスワークの場合、対面で直接会話したり会議を進めたりすることができます。

しかしリモートワークでは、それぞれが別の空間にいるため、電話やチャットでのやり取りや、スケジュールを設定してテレビ会議などを都度実施する必要があります。

これまでは気軽に質問をすることができた内容であっても、リモートワークの環境だと相談がしづらくなることも考えられます。

結果として、従来よりも従業員同士のコミュニケーションの量が少なくなり、生産性が低下してしまうのではないかと疑問視されています。

リモートワークで生産性向上する7つのステップ

リモートワークで生産性を向上するためには、どのような点に注意をしたら良いのでしょうか。

ここでは具体的に、リモートワークにおいて生産性を向上するための7つのステップについてご紹介します。

現在の業務の可視化を行う

リモートワークを導入する前には、現状の業務内容を可視化しましょう。

オフィス勤務とリモートワークでは、働き方が大きく変わります。

例えば、自宅でのインターネット回線はセキュリティが十分ではないことが想定されるため、万が一ウィルス感染した場合の対処法や報告先などを共有しておく必要があります。

またリモートワークでは、従来の業務プロセスが使えなくなる場合もあり、リモートワークに合わせた業務プロセスを決定する必要があります。

業務の中には、リモートワークに適しているものと適していないものがあるので、具体的に業務内容を見直してリモートワークでも支障のないように対策を検討することが大切です。

規則を細かく定める

リモートワークの導入に合わせて、業務の規則を細かく定めるようにしましょう。リモートワークでは従業員一人ひとりの働き方が把握しづらくなるので、特に勤怠管理については定量的に記録を残す必要があります。

リモートワークで定める規則の例は以下の通りです。

  • ツールを利用する場合の勤怠の入力方法
  • 朝礼・終礼の有無
  • チャットやWeb会議などの従業員同士の連絡方法
  • リモートワークを許可する日数
  • 業務利用のための端末貸与

規則を細かく定めることによって、在宅勤務であっても従業員の業務に対する行動意識を高めることができます。

スケジュール管理を徹底する

リモートワークでは、従業員一人ひとりの働きぶりや業務の進行状況などを把握するのが難しくなるため、スケジュール管理を徹底することが大切です。

具体的なスケジュール管理の一例としては、その日の予定を分単位でスケジュールに入力、業務の実施場所の記入、業務開始・終了の上司への報告などがあります。

また、自宅のリラックスした環境で業務を行うことがメインとなるリモートワークは、オフィス勤務に比べて仕事への取り組み方やモチベーションが低くなってしまう可能性があります。

そのため、徹底したスケジュール管理を行うことで、より業務に集中して生産性を向上させることが期待できます。

情報共有を徹底する

リモートワークでは、これまでよりも徹底した情報共有をするようにしましょう。

リモートワークでは従業員同士が直接対面することがなく、情報共有がおろそかになってしまう傾向にあります。

情報共有を怠ると業務でのミスや生産性低下に繋がるため、リモートワークの業務環境ではこれまで以上に情報共有をこまめにする必要があります。

リモートワークに合わせて、非同期でコミュニケーションができる情報共有ツールの導入も検討すると良いでしょう。

メンバーにタスクを割り当てる

リモートワークの業務では、一人ひとりのメンバーにタスクの割り当て分業化を進めましょう。

従業員一人ひとりの働きぶりが目に見えないリモートワークでは、業務プロセスを定量化して業務の分業をすることが生産性向上のカギとなります。

分業をする際にはテンプレートを作成し、チーム内で共有ができる形にしておくとより効率的に業務を進められるようになります。

またリモートワークでは、長時間労働の問題が懸念されるため、業務量を考慮する必要があります。

メンバー間で差が出ないよう、定期的に業務内容を振り返り、業務を分担することが大切です。

タスク管理ツールを導入する

上司がメンバーを管理するためにタスク管理ツールを導入しましょう。

メンバーの業務が見えないと上司の仕事の目的は部下の管理をすることになってしまいます。

しかし、タスク管理ツールを導入することで、メンバーのタスク管理が主な仕事となりがちになるのを防ぐことが可能です。

上司はタスク管理ツールでメンバーの業務を把握すると同時に、体調や精神状態も気にかけることが大切です。

コミュニケーションツールを導入する

リモートワークの導入に合わせて、コミュニケーションツールの導入を検討しましょう。

リモートワークではコミュニケーションが疎かになりがちなので、ツールを活用してコミュニケーションを活性化させることが大切です。

コミュニケーションが活発に行われることで、生産性を大きく向上させることができます。

コミュニケーションツールには、Web会議システムやチャットツールを始め、様々な種類のものがあります。

用途に合わせて使い分けることで、チーム内でコミュニケーションを深めることが可能です。

コミュニケーションツールを十分に活用することができれば、直接顔を合わせることができる出社型勤務に劣らない情報共有ができるようになるため、業務の効率化や生産性向上に繋がります。

リモートワークにおいて生産性向上を実現させる4つのポイント

リモートワークを導入する上では、生産性の向上のためのあらゆる工夫を検討する必要があります。

リモートワークの働き方は、要点をおさえることが出来れば、従来の出社型勤務よりも高い生産性を期待できます。

リモートワークで生産性を向上させるためには、どのようなことに気をつける必要があるのでしょうか。

ここでは具体的に、リモートワークで生産性向上を実現させるための4つのポイントについてご紹介します。

メンバーの意識を高める

リモートワークで生産性を向上させるためには、一人ひとりのメンバーに業務に対する意識を高めることが重要です。

リラックスした環境である自宅で業務を行うリモートワークでは、業務を「サボる」という考えが生まれがちです。

そのため、メンバーのやる気を引き出し、より業務に対して強い熱量を持って取り組みをさせる工夫が必要です。

リモートワークは環境では、周囲に同僚が居ないことやコミュニケーションが不足してしまうことにより、従業員の仕事に対する不安なども生まれやすくなります。

れまでよりもより強いコミュニケーションや情報共有を意識し、一人ひとりのメンバーに深い配慮をすることによって、業務の効率化や高い生産性が期待できます。

定着できるツールを使う

リモートワーク環境では高い生産性を追求するため、タスク管理ツールやコミュニケーションツールなどを有効活用しましょう。

ツールを使うことで、従来よりも効率的に仕事を進めることができるようになります。

利用するツールは十分に比較検討した上で、従業員の誰もが使いやすいものを選ぶようにしましょう。

ツールの使い勝手は生産性に大きく影響するため、導入を検討する際には試用期間を設けて最適なものを選ぶことをおすすめします。

なお、ツールの中には無料の製品と有料の製品がありますが、有料のツールの方が多くの機能や高い利便性が期待できるものが多い傾向にあります。

スピードを優先する

リモートワークを行う上では、あらゆる点において「スピード」を強く意識するようにしましょう。

例えば、情報共有の速さや業務への取り組みの速さといったコミュニケーションのスピードを意識することで、より多くのタスクをこなすことができるようになります。

またインターネットのスピードについても見直してみましょう。

リモートワークの環境では、オフィスに比べてインターネット回線が不十分な可能性があります。

特にスマートフォンのテザリングなどを主に利用している場合は、通信速度が遅いことによる業務やリモートワーク自体に対するストレスを感じてしまう懸念があります。

リモートワークの導入が本格的に決まった場合には、高速なインターネット回線を検討すると良いでしょう。

失敗を恐れない

リモートワークにおける業務の取り組みでは、失敗を恐れずに行動する姿勢が大切になります。

リモートワークではこれまでの働き方を大きく変更する必要がある局面が多く出てくるため、場合によっては、思うように業務が進まないシーンも出てくるでしょう。

積極的に行動して失敗した際には、問題点を洗い出し、業務対象や規則を変えることに取り組むなど、次の行動に繋げることが大切です。

まとめ

今回は、リモートワークにおける生産性向上をテーマにご紹介しました。リモートワークの働き方は、出社型の働き方とは大きく異なる点が多数出てきます。

生産性を向上するためには、リモートワークに合わせた柔軟な対応を行うことが大切になります。

今回の記事でご紹介した生産性を向上するための方法を一つひとつ実践していくことで、従来よりも高い生産性や業務改善を目指すことができます。