ニューノーマルでテレワークのメリットを活かすためのポイントを解説

仮想デスクトップコラム
  • テレワーク

  • 2021.06.21

ニューノーマルでテレワークのメリットを活かすためのポイントを解説

テレワークってどんなメリット・デメリットがあるのだろう?

テレワークにはどんな種類があるのか?

テレワークを実施する際のポイント。


今回の記事では、テレワークの働き方についてご紹介します。


新型コロナウイルスの流行により、テレワークの働き方が注目されています。


しかし、未だにテレワークを導入していない企業も多く、テレワークを導入する理由やメリット・デメリットについて十分把握しきれていない担当者の方も少なくありません。


そこでこの記事ではテレワークを導入するメリットやデメリット、テレワーク導入のために注意すべきポイントなどについて詳しくご紹介します。

ニューノーマルに必要なテレワークのメリットを考えるための基礎知識

新型コロナウイルス感染拡大後のニューノーマルにおいて、テレワークが注目された背景の一つに労働人口の減少対策が挙げられます。

昨今は多くの企業で人材不足が課題となっていますが、テレワークを導入することによって多様な働き方を実現することができるようになります。

そのため、これまでは会社を辞めるか休職するかのいずれかの選択肢しかなかった労働者が、自宅に居ながら業務を行うことができるようになりました。

また、ICT環境の浸透もテレワーク普及の大きな要因として考えられます。

これまではオフィスに出社しないと業務を行えない状況が多かったものの、現代はインターネットを活用したビジネスが一般的になっており、場所を選ばずに働くことができるようになっています。

また、メンバー間で気軽にコミュニケーションを取れるWeb会議ツールやチャットツール、労務管理や経理をクラウド上で行えるツールなどが多数登場したこともあり、オフィスに出社する必要性が徐々に薄まりつつあります。

テレワークの導入によって、従来の出社型勤務に比べ多くの人とって働きやすい環境となりました。

妊娠や育児をしている人や身近に要介護者がいる人、あるいは体の不自由によって通勤が困難な場合であっても、出社の必要がないテレワークの働き方で遜色なく業務を行うことができます。

またバックオフィスの業務で出勤の必要性が低い人や営業、システムサポートなど、以前からリモート作業の多い職種の方は、テレワークを導入することで、これまでよりも高い生産性と自由時間の確保を実現できるようになります。

テレワークのメリットを活かすための3つの形態

テレワークと一言に言っても様々な働き方があります。

ここでは、日本テレワーク協会が定義している、テレワークにおける3種類の働き方についてご紹介します。

  • 在宅勤務
  • サテライトオフィス
  • モバイルワーク

それぞれの働き方を状況に応じて使い分けることで、テレワークのメリットを生かし効率的に働けるようになります。

それでは、一つずつ解説します。

在宅勤務

テレワークのメリットを活かすための3つの形態の1つ目は、在宅勤務です。

在宅勤務とは、自宅にいながらオフィス業務を行う勤務形態のことを指します。

パソコンやスマートフォンなどを用いて、電話やインターネット回線を通して会社と連絡を取りながら働くのが一般的になっています。

新型コロナウイルスの感染拡大により、昨今では多くの企業が在宅勤務を導入しています。

特に大手企業では、在宅勤務の従業員のために、業務用端末や通信機器の貸し出しをしているケースも多く見られます。

サテライトオフィス

テレワークのメリットを活かすための3つの形態の2つ目は、サテライトオフィスです。

サテライトオフィス勤務とは「satellite(=衛生)」と「オフィス」を組み合わせた造語です。

主に、勤務先以外のオフィススペースで業務を行う働き方のことを指します。

サテライトオフィスが設置される目的としては、営業効率の向上や地方の優秀な人材の確保などがあります。

オフィス以外にもレンタルオフィスなどを用意している企業が多く、サテライトオフィス勤務ができることで地方在住者でもオフィスに通うことなく働くことができます。

サテライトオフィスが設置される場所は様々で、地方だけでなく首都圏近郊のベッドタウンや顧客先の集まる都市部または社内に一部サテライトオフィスとして開放されているところもあります。

モバイルワーク

テレワークのメリットを活かすための3つの形態の最後は、モバイルワークです。

モバイルワークとは、スマートフォンやタブレットまたはノートパソコンなどのモバイル機器を使用して、時間や場所に関係なく業務を行う労働形態のことを指します。

在宅勤務とは異なり、モバイルワークではカフェやコワーキングスペースなどで業務を行うことも含まれます。

営業担当者が出先で業務を行うのによく使用されている形態です。

企業がテレワークを導入するメリット

テレワークの導入によって、企業にとっていくつかのメリットがあります。

ここでは、その中でも代表的な3つのメリットは以下の3つです。

  • 経費削減
  • 事業の継続性の確保
  • 離職率の低下と人材の確保

それでは、一つずつ解説します。

経費削減

企業がテレワークを導入するメリットの1つ目は、経費削減です。

オフィス勤務の場合、オフィスの家賃や水道光熱費などの固定費がかかっていましたが、テレワークを導入することによってそれこれらの費用を削減することができます。

また、通勤が不要になるため、従業員の交通費の削減にもなります。

他にもテレワークの導入を機に、ペーパーレス化を行うことで備品コストの削減などの実現も可能です。

事業の継続性の確保

企業がテレワークを導入するメリットの2つ目は、事業の継続性の確保です。

テレワークの導入によって、事業の継続性を確保(BCP対策)することにつながります。

テレワークを導入していない場合、ウイルス感染拡大による緊急事態宣言や地震や豪雨による災害が起こると出勤できなくなることから、事業を停止もしくは縮小せざるを得ない状況になります。

しかし、テレワークを導入することで、自宅やサテライトオフィスなどで通常通りの業務を行うことができます。

なお、テレワーク相談センターが2011年の東日本大震災直後やその後の計画停電を実施している最中の業務遂行状況を調べた結果、テレワークについての社内ルールを用意していた企業はそうでない企業に比べて20%以上が「通常と同じように仕事」ができたと回答しています。

参考:テレワーク相談センター・東京都

離職率の低下と人材の確保

企業がテレワークを導入するメリットの3つ目は、離職率の低下と人材の確保です。

オフィス勤務の場合には出産や育児介護などを理由とした離職が発生しますが、テレワークを導入することによって仕事と両立することができるため、出産や育児介護などの理由での離職を抑えることができます。

また、テレワークを導入している企業は柔軟な働き方が認められているという印象が持たれやすく求職者からも人気があります

そのため、優秀な人材の確保や多様な人材の活用ができるようになることが期待されています。

従業員がテレワークによって受けられるメリット

テレワークを導入することによって、従業員にとってもさまざまなメリットを享受することができます。

その中でも特に大きな3つのメリットは以下の通りです。

  • 集中時間の確保
  • 移動時間の削減
  • 子育て・介護との両立

それでは、一つずつ解説します。

集中時間の確保

従業員がテレワークによって受けられるメリットの1つ目は、集中時間の確保です。

オフィス勤務の場合、他の従業員から話しかけられたりすることで集中が途切れたり、打ち合わせや会議、顧客の訪問など予定外のスケジュールの発生による集中力の散漫が課題でした。

しかしテレワークの環境では、外部要因に気を紛らわせることなく作業をすることができるので、これまでよりも集中して業務に取り組むことができるようになります。

移動時間の削減

従業員がテレワークによって受けられるメリットの2つ目は、移動時間の削減です。

これまでは出社のために1時間から2時間程度の通勤時間をかけていた方も少なくありません。

テレワークを導入することによってその移動時間を削減することができ、その分自由時間を確保することができます。

通勤は業務には直接影響を与えないものの、心身の負荷が大きく疲労の原因にもなるため、テレワークの導入で移動の必要がなくなることは大きなメリットと言えるでしょう。

子育て・介護との両立

従業員がテレワークによって受けられるメリットの3つ目は、子育て・介護との両立です。

仕事と育児・介護などの両立は心身ともに大きな負担がかかり、仕事を諦めてしまう方が少なくありませんでした。

テレワークを導入することで自宅にいながら業務を行うことができるので、従来よりも両立がしやすくなります。

子育てや介護は決まった時間に時間を割く必要があるため、会社と従業員の間で話し合いを行い、両立ができるように十分な配慮を行うことが大切になります。

テレワークを導入することで起こる可能性のあるデメリット

近年、多くの企業が導入を決めているテレワークですが、メリットばかりではありません。

ここでは、テレワークを導入することによって起こりうるデメリットについて具体的に3つの観点からご紹介します。

  • セキュリティリスクが高まる
  • 勤怠管理が難しい
  • 従業員間のコミュニケーションに対策が必要

それでは、一つずつ解説します。

セキュリティリスクが高まる

テレワークを導入することで起こる可能性のあるデメリットの1つ目は、セキュリティリスクが高まることです。

テレワークを導入することによって、セキュリティリスクが高まる懸念があります。

従来の出社勤務の場合は社内ネットワーク内で業務端末による作業でしたが、テレワークでは外部のインターネットに接続して業務を行うことになります。

社内とは違い、セキュリティは万全とは言えません。

最近では、テレワークを狙ったマルウェアなどの攻撃も目立ち始めています。

テレワークで社内端末と通信をしたり社内のファイルにアクセスしたりする際には、セキュリティリスクを考慮して安全な接続を確保する必要があります。

勤怠管理が難しい

テレワークを導入することで起こる可能性のあるデメリットの2つ目は、勤怠管理が難しいことです。

オフィス勤務の場、上司が従業員一人ひとりの働きぶりを直接見ることができますが、テレワークではメンバーそれぞれが別の場所で働いているので、勤務の実態を把握することができません。

また長時間労働といった働きすぎの問題や労災の範囲が曖昧であることなどの問題もあり、テレワークを導入する場合は勤怠管理を見える化する必要があります。

勤怠管理ツールをうまく活用することによって、従業員一人ひとりの勤務状況を把握し、テレワークによるデメリットを防ぐことが可能です。

従業員間のコミュニケーションに対策が必要

テレワークを導入することで起こる可能性のあるデメリットの3つ目は、従業員間のコミュニケーションに対策が必要なことです。

テレワークではコミュニケーションの不足による業務への不安感も課題として挙げられます。

オフィス勤務では周りに同僚がいたため、問題があればすぐに相談することができました。

しかし、テレワークでは基本的に自宅で1人での作業になるため、困ったことがあっても相談をためらってしまい従業員が孤独を感じる懸念があります。

テレワークの導入にあわせてWeb会議システムやチャットツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、従業員同士のコミュニケーションが活発になります。

また、テレワーク下でもこまめに取るように促し、安心して業務に取り組むことができるような環境を提供する必要があります。

メリットを活かせるテレワークを実施するためのポイント

テレワークを導入するのであれば、そのメリットをできるだけ享受したいものです。

そのためには、具体的にどのような点に着目する必要があるのでしょうか。

ここでは以下の2つの項目にしぼってご紹介します。

  • テレワークの導入目的を明らかにしておく
  • テレワーク推進体制の構築

それでは、一つずつ詳しく解説します。

テレワークの導入目的を明らかにしておく

メリットを活かせるテレワークを実施するためのポイントの1つ目は、テレワークの導入目的を明らかにしておくことです。

テレワークの導入によって業務の混乱を防ぐために、導入目的を明らかにしておく必要があります。

自社でテレワークを導入する必要性やテレワークの導入によってどのような効果を得たいかなどを明文化して社内間で共有をすることが大切です。

また、テレワークの導入を決定する際には経営トップ自らがその意思を従業員に対して明確に示すことで、従業員も安心してテレワークで業務を進めることができます。

なお、テレワークを導入する際には試用期間を設けてスムーズな導入ができるようにしましょう。

テレワーク推進体制の構築

メリットを活かせるテレワークを実施するためのポイントの2つ目は、テレワーク推進体制の構築です。

社内でのテレワーク推進体制の構築前、突然テレワークを導入してしまうと、業務に支障が出たり、従業員間で混乱を招いたりする恐れがあります。

全社横断的な部門や推進担当者が主導となり、スムーズなテレワークの導入を目指します。

オフィス勤務とテレワークの業務形態の違いを把握し、オフィス勤務だけでなくテレワークでのルールも策定した従業員に共有し、テレワークの試験運用にから導入につなげましょう。

まとめ

今回は、テレワークを導入することによるメリットやデメリットまたテレワークを実施するためのポイントについてご紹介しました。

テレワークは近年の新型コロナウイルスの流行により主流の働き方となりましたが、その導入にあたってはさまざまな要素を考慮する必要があります。