テレワークに必須のインフラ整備を徹底解説

仮想デスクトップコラム
  • テレワーク

  • 2021.08.19

テレワークに必須のインフラ整備を徹底解説
  • テレワークを浸透させるためにインフラを整備したい
  • テレワークにおいてインフラ整備をする時のポイントを知りたい
  • テレワークのインフラ整備をしっかり行わないとどうなるのだろうか

昨今の新型コロナウイルス感染症の影響で急遽テレワークを導入した企業は多く、大きく働き方が変化しました。


しかし、急速な拡がりを見せた結果、課題が山積み状態でテレワークのインフラ整備について改めてどのように進めると良いのか、という疑問の声も聞こえてきます。


本記事では、テレワークのインフラ整備を進めないことの問題点やインフラの整備をするメリットとポイントを紹介します。

テレワークのインフラ整備を再度見直すべき時期に

猛威を奮った新型コロナウイルス感染症の影響で、オフィスから自宅へと働く場所が変わりました。

従業員がオフィスに出勤しなくても業務が推進できるように、テレワークの導入対応に追われた企業も沢山ありました。

テレワークは、出勤時間の短縮や業務効率化などのメリットが多いものの、急速に広がったが故に十分なリスク対策ができないまま始めた企業も多かったのではないでしょうか。

テレワークが定着を見せる中で、改めてインフラ整備を見直す時期に差し掛かっています。

インフラ整備が不完全な場合のテレワークの問題点

インフラ整備が不完全なままのテレワークの問題点は以下の3つです。

  • 従業員同士の情報共有が円滑に進まない
  • 情報セキュリティに不安が残る
  • 人事評価に対しての不満

従業員同士の情報共有が円滑に進まない

1つ目の問題点は、従業員同士の情報共有が円滑に進まないことです。

オフィスで働いていれば問題がなかった情報共有も、テレワークになったことで今まで通り円滑に進まなくなったという企業もあります。

要因として、Web会議ツールやチャットツールといったコミュニケーションツールを効果的に使いこなせていないということが挙げられます。

ツールが効果的に利用されていないと、従業員間のコミュニケーションが不足がちになり、結果的に個々人の悩みや業務上の問題が表面化しにくくなります。

オフィスで顔を合わせていれば、普段の日常会話の延長で情報共有を行うこともできましたが、Web会議ツールやチャットツールでは(情報共有を)し難い、しづらいという人もいます。

他にも、何気ない会話などコミュニケーションの減少や慣れない環境に、従業員がストレスを感じる機会が増えています。

情報セキュリティに不安が残る

2つ目の問題点は、情報セキュリティに不安が残ることです。

自宅でテレワークを行うにあたり、PCやタブレットを利用して業務を遂行することになります。

日々の業務を行うためには強固なセキュリティ対策をしなければなりませんが、急遽テレワークに移行したことにより新たなセキュリティの問題が発生するケースもあります。

テレワークにより、社外から社内ネットワークにアクセスが集中するため、その過負荷によって新たにセキュリティホールが生まれることがあります。そしてそれを狙った外部からのサイバー攻撃が増えています。

事実、IPA発表の2021年情報セキュリティ10大脅威(組織編)の3位にテレワークを狙った攻撃がランクインしています。

参考:情報セキュリティ10大脅威 2021 情報処理推進機構

人事評価に対しての不満

3つ目の問題点は、人事評価に対しての不満です。

出勤が必要な業務では、直接業務を見ることができるので評価がしやすいと言えます。

テレワークにおける人事評価では業務のプロセスを見ることがしにくく、成果物でしか評価ができないため、オフィスへの出勤者とテレワークをする従業員との評価に差が出る可能性があります。

テレワークでの業務の見える化を図り早急に解決しておかなければ、テレワークをしている従業員の業務に対してのモチベーションが下がってしまう可能性があるため、時代に合った人事評価制度の構築が今後必要とされるでしょう。

テレワークのインフラ整備を行うメリット

テレワークのインフラ整備を行うメリットは以下の4つです。

  • 従業員間のコミュニケーションが活性化
  • 適切な管理で生産性が上がる
  • 採用力強化・離職防止
  • BCP対策としても活かすことができる

従業員間のコミュニケーションが活性化

テレワークのインフラ整備を行うメリットの1つ目は、従業員間のコミュニケーションが活性化することです。

テレワークをすることで、直接会う機会が減り従業員間のコミュニケーションが減少しがちです。

特に業務報告などをメールで済ませている職場では、ほとんど会話もなく黙々と業務をするだけとなります。

しかしオンラインツールなどを取り入れることで、メールをするほどでもないが聞きたいことが気軽に聞ける環境が整うため、従業員間のコミュニケーションが活性化され業務効率が上がります。

適切な管理で生産性が上がる

テレワークのインフラ整備を行うメリットの2つ目は、適切な管理で生産性が上がることです。

テレワークは自宅での業務になるので、メリハリがなくなり気を抜いてしまいがちですが、自宅であっても社内と同じスケジュールで業務をすることが大切です。

従業員の自己管理に任せるだけでなく、適切な業務管理方法を導入する必要があります。

「ビジネスチャット」「勤怠管理」「スケジュール管理」など、ツールで管理することで業務の見える化を行うと良いでしょう。

適切なツール管理により業務のメリハリが出て、テレワークでも生産性を上げることが可能です。

採用力強化・離職防止

テレワークのインフラ整備を行うメリットの3つ目は、採用力強化・離職防止です。

テレワークにより出勤時間の短縮や場所にとらわれない働き方が可能となり、通勤ラッシュなどの煩わしい移動がなくなったことで、時間を効率的に使うことができるようになりました。

さらに、育児や介護などで働きたくても働けなかった人が離職することなく業務を続けることができるなど、柔軟な対応が可能になります。

今まで働けなかった人材も採用でき、離職を余儀なくされていた従業員も働き続けやすい職場環境を作ることが出来ます。

テレワークの環境を整えて採用力強化を図ると共に、優秀な人材の離職防止を考えていきましょう。

BCP対策としても活かすことができる

テレワークのインフラ整備を行うメリットの4つ目は、BCP対策としても活かすことができることです。

日本国内では自然災害が多く、休業を余儀なくされることも多くあります。

例えば、一部の地域が休業なることで、全体の業務に影響が波及するという問題が起こる可能性があります。

テレワークのインフラを整備することで、BCP対策につながります。

テレワークに必要なインフラ整備のポイント

テレワークに必要なインフラ整備ポイントは以下の3つです。

  • コミュニケーションインフラの整備
  • セキュリティ環境の整備
  • 人事評価制度の整備

どのように整備を進めて行けば良いのか、順番に考えましょう。

コミュニケーションインフラの整備

テレワークに必要なインフラ整備ポイントの1つ目は、コミュニケーションインフラの整備です。

まずは現状のコミュニケーションにどのような課題があるのか把握することが必要です。

顔が見えず相手の状態がわからないこともあり、必要なことであっても聞きづらいというケースや、問題を一人で抱えてしまうケースもあります。

テレワークに有効なWebツールがでてきており、例えばWeb会議ツールを活用すれば対面で会話をしながら業務をこなすことが出来ます。

個別での対話も可能なので、社内で業務をしているような臨場感が得られます。

コミュニケーションが向上することにより、作業効率も上がり残業が減少する他、良好なコミュニケーションを行うことで離職率も減少ます。離職率の低さは職場環境の健全性を示し、新規採用強化にもつながります。

セキュリティ環境の整備

テレワークに必要なインフラ整備ポイントの2つ目は、セキュリティ環境の整備です。

テレワークで安全に業務を行うには、社内のサーバーにアクセスしてデータを取り込む必要があります。

社外からのアクセスがメインになるので、サーバーにアクセスが集中してセキュリティの脆弱性が発見される恐れがあります。

脆弱性が露呈した部分からサイバー攻撃を受け、顧客データや機密情報などが盗まれたり、サーバーにウイルスが入り込むことでサーバーが機能しなくなり営業が続けられなくなったりする可能性もあります。

最近では個人のパソコンやタブレットを狙われるケースもあり、ウイルスに感染した個人端末からデータを抜き取られることで、会社に大きな被害を与えるケースも出てきています。

サイバー攻撃は会社存続の危機にもなり得るため、サーバーのセキュリティ強化やウイルス対策は最新のものを講じることが大切です。

人事評価制度の整備

テレワークに必要なインフラ整備ポイントの3つ目は、人事評価制度の整備です。

テレワークによって業務のプロセスが見えにくかったり、業務にのぞむ態度や他の従業員への配慮などオフィスで評価できていたことが評価しにくくなったりします。

また、成果が目に見えて出せる業務と成果が分かりにくい業務と、業務の種類によって評価のしやすさが違ったり、そもそもテレワークができる業務とできない業務が社内に混在していたりもします。

そのような中、これまでの通りの人事評価制度をテレワークに持ち込んでしまうと、不満を抱える従業員が出てしまいます。

テレワークでの勤怠管理や業務の進捗を見える化し、評価基準を再構築することは、テレワークを進める上で重要なインフラ整備の1つだと言えます。

まとめ

本記事では、インフラ整備が不完全なままテレワークを活用し続けることで生じる問題やインフラを整備するメリット、そしてインフラを整備する時のポイントを紹介しました。

オフィスでの業務と同様に、従業員同士のコミュニケーションを活発化し適切な管理方法を導入することで、生産性を落とさないようにする仕組みが必要です。

必要なインフラ整備として、コミュニケーションツールの導入やセキュリティ整備、オフィスで働く従業員とテレワークで働く従業員との間に評価面で差が出ないような新たな評価制度が挙げられます。

インフラを整備することで、テレワークであっても生産性がアップし、活発なコミュニケーションからアイデアが生まれるような環境になるでしょう。

新しくテレワークのインフラを整備したいという企業の担当者は、ぜひこの記事をご参考にしてください。