オンライン商談システムを比較するコツやオンライン商談のメリットをまとめて解説

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  • 2021.10.26

オンライン商談システムを比較するコツやオンライン商談のメリットをまとめて解説
  • オンライン商談のメリットとデメリットを整理したい
  • オンライン商談を定着させたい
  • オンライン商談システムを比較するポイントを知りたい

昨今の新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から、様々な業務で商談のオンライン化が進んできました。


オンライン商談を正しく実施すれば、営業活動の効率化が期待できます。しかし、オンライン商談には気をつけるべきポイントも少なくありません。


本記事では、オンライン商談のメリットとデメリット、オンライン商談を定着させるポイント、オンライン商談システムを比較するポイントを紹介します。

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オンライン商談とは

オンライン商談とは、ICTツールを用いて顧客と直接会わずに営業・商談を進める営業手法のことです。

以前から大企業などを中心に導入されていましたが、新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から一層注目が集まっています。

「新しい生活様式」におけるビジネス展開はもちろん、これまでの営業活動に課題を感じてきた企業にとっても、オンライン商談はその課題の解決に役立つと期待されています。

オンライン商談の4つのメリット

ここでは、オンライン商談の4つのメリットを以下の順に紹介します。

  • 移動コスト削減と商談の効率化
  • ペーパーレス化
  • 遠方の顧客とも商談が可能
  • 録画した動画を従業員教育に活用

移動コスト削減と商談の効率化

オンライン商談の1つ目のメリットは、移動コスト削減と商談の効率化です。

対面の営業では、顧客の元に移動する必要があります。しかし、オンライン商談であれば商談のために移動する必要がなくなり、交通費や移動時間などの移動コストが削減できます。

また、場所や移動時間の制約がなくなるため、日程調整もスムーズにしやすく、対面よりも多くの商談を行うことが可能になります。

特に、遠方の顧客との商談では移動時間がネックになりがちですが、オンライン商談ではその心配がありません。

ペーパーレス化

オンライン商談の2つ目のメリットは、ペーパーレス化です。

オンライン商談に用いるツールの画面共有機能やファイル共有機能を用いることで、画面上で資料の共有が可能になります。

そのため、商談に用いる資料の印刷が不要になり、ペーパーレス化を実現できます。

ペーパーレス化により、コスト削減や資料の紛失・盗難による流出防止など、様々な効果を期待できます。

関連コラム:ペーパーレス会議を成功させるポイントをメリット・デメリットとともに解説

遠方の顧客とも商談が可能

オンライン商談の3つ目のメリットは遠方の顧客とも商談が可能であることです。

オンライン商談であれば、場所を選ばず商談が可能です。そのため、今までは商圏として想定していなかった遠方や海外の顧客に対しても、商談が可能となります。

これにより新たな顧客を創出し、結果的に売上向上につながる可能性があります。

録画した動画を従業員教育に活用

オンライン商談の4つ目のメリットは、録画した動画を従業員教育に活用できることです。

多くのオンライン商談システムでは、録画機能が使えます。この録画機能を用いて、商談のノウハウや成功事例の紹介などを録画し共有することで従業員教育に活用することが可能です。

そうすれば、実際に部下を顧客に同行させることなく、録画した動画を使って営業方法を学ぶことができます。

オンライン商談の3つのデメリット

ここでは、オンライン商談の3つのデメリットを以下の順に紹介します。

  • 通信状況に左右
  • 環境整備が必要
  • 今までとは異なる信頼関係の構築方法が必要

通信状況に左右

オンライン商談の1つ目のデメリットは、通信状況に左右されることです。

オンライン商談は、インターネット回線で社内と顧客をつなぐことが前提となります。そのため、通信状況に左右されます。

回線が不安定だと、音声や動画にタイムラグが生じて商談がスムーズに成立しません。

対策としては、事前準備とともに、回線が不安定な時の対応策を用意することが大切です。

オンライン商談システムによっては、インターネット回線だけではなく電話回線を使用できるものもあり、その場合は環境に左右されにくく通話の音質を保ったまま商談の進行が可能です。

他にも、チャット機能で資料を共有する・必要事項を説明する形式にするなど、回線が不安定な時の対応策は事前に決めておきましょう。

環境整備が必要

オンライン商談の2つ目のデメリットは、環境整備が必要であることです。

オンライン商談では、インターネット環境やツールの用意だけでなく、静かに商談できるスペースの確保も必要です。周りが騒がしくては、まともに商談が成立しません。

そのため、静かな会議室を確保する、もしくは商談時間のみオフィスを静かに利用するよう協力を呼びかけるなどの対応が必要となります。

今までとは異なる信頼関係の構築方法が必要

オンライン商談の3つ目のデメリットは、今までとは異なる信頼関係の構築方法が必要であることです。

一度も実際に会ったことがない人を信頼するのは困難です。そのため、最初のコンタクトから成約まで全てオンラインで商談するには、信頼性構築が大きな課題の一つとなります。

対面であれば商談以外にもこまめにあいさつに行くことで関係性を構築することできましたが、オンライン商談ではそれも困難です。

そのため、対面以上に雑談を取り入れるなど、今までとは違うプロセスで信頼関係の構築を考える必要があります。

また、可能であれば初回だけ対面で商談を行い、以降はオンラインで商談するなど、対面とオンラインの使い分けも有効です。

オンライン商談を定着させる4つのコツ

ここでは、オンライン商談を定着させる4つのコツを以下の順に紹介します。

  • ルールの策定
  • オンライン商談を行いやすい環境を用意
  • 商談ノウハウの共有
  • 営業オペレーションへの組み込み

ルールの策定

オンライン商談を定着させる1つ目のコツは、ルールの策定です。

まずは社内でオンライン商談を行う時のルールを決めることが大切です。

商談を行う時の周囲の環境やオンライン商談システムを使う時の背景の設定、進め方やフォローアップの方法まで細かくルール化し、共有することで従業員への定着が可能となります。

オンライン商談を行いやすい環境を用意

オンライン商談を定着させる2つ目のコツは、オンライン商談を行いやすい環境を用意することです。

特にオンライン商談に慣れていない従業員は、オフィスの自席では周りが気になり集中できなくても無理はありません。

そのため、事前にオンライン商談を行いやすい環境を用意しておくと良いでしょう。そこには、端末や回線、カメラなどのインフラを用意しておきます。

オフィスであれば、商談に集中しやすい場所をルールで定めた上で、商談専用スペースとして用意するなどの対応が必要です。

また、テレワークを行う従業員向けに、コワーキングスペースを用意しその中に自社専用ブースを設置するなど補助を用意することも有効です。

商談ノウハウの共有

オンライン商談を定着させる3つ目のコツは、商談ノウハウの共有です。

特にオンライン商談の導入当初は、具体的な目標値を設定しながらオンライン商談の実施回数を増やすことを心がけましょう。

この時、オンライン商談を増やすことを目的にせず、商談を効率良く行い成果につなげることが目的であることを繰り返し意識づけましょう。

オンライン商談の実施回数が増えてくると、以下のように様々なノウハウが蓄積されていくはずです。これらのノウハウを共有することで、オンライン商談を定着させられます。

  • 成功事例やトークスクリプトなど
  • ベストプラクティスの録画動画

営業オペレーションへの組み込み

オンライン商談を定着させる4つ目のコツは、営業オペレーションへの組み込みです。

オンライン商談の活用をルール化して強制力をもたせましょう。

ただ、いきなり全ての商談をオンラインに切り替えると営業の現場から反発を受ける可能性が高い上、現実的ではありません。

インサイドセールスなど、決まったシチュエーションであればオンライン商談を活用するようルールを制定しましょう。

その上で、利用状況などを見て徐々にルールを変えていけば無理なく営業オペレーションにオンライン商談を組み込んでいけるはずです。

オンライン商談システムを比較する3つのポイント

ここでは、オンライン商談システムを比較する3つのポイントを以下の順に紹介します。

  • 利用できる機能
  • セキュリティ対策
  • 費用などの条件

利用できる機能

オンライン商談システムを比較するポイントの1つ目は、利用できる機能です。

多くのオンライン商談システムは、通話以外にも録音・録画機能、バーチャル背景機能など様々な機能を有しているものです。

しかし、多機能なオンライン商談システムであっても、使う機会がない機能が多くては意味がありません。

また、従業員のリテラシーが高くなく、多機能なオンライン商談システムを使いこなせない事態も避けたいところです。

それを防ぐためには、実際に使用するシーンを想定して、細かい機能についても比較・検討しておきましょう。

また、実際にオンライン商談システムを使用する営業チームなどにも意見を聞き、社内のニーズやリテラシーを理解した上で、どのようなシステムがほしいか検討しましょう。

セキュリティ対策

オンライン商談システムを比較するポイントの2つ目は、セキュリティ対策です。

オンライン商談の中では、機密性の高い情報が出てくることも少なくありません。

セキュリティ対策が不十分で、Web会議で情報漏えいが発生すると、企業の信頼低下につながりかねません。

オンライン商談システムのセキュリティ対策については、例えば以下の項目をチェックすると良いでしょう。

  • 通信が暗号化されているか
  • データセンターは信頼できるか
  • 運営企業の規模や実績
  • クラウド型かオンプレミス型か
  • 背景を隠す機能があるか

費用などの条件

オンライン商談システムを比較するポイントの3つ目は、費用などの条件です。

比較すべきポイントの一例を、以下の表にまとめます。

基本情報 ・料金プランや一度に接続できるアカウント数など
・無料トライアルがあるシステムがベター
サポート体制 ・サポート対応曜日、時間
・サポート手段(電話、チャットなど)
・ITに強くない従業員が多い時には特に重要
接続先(顧客)に必要な対応 ・顧客のアプリインストールの有無
・ユーザー登録の有無
・顧客が感じる使用感に影響

まとめ

本記事では、オンライン商談のメリットやデメリット、オンライン商談を定着させるポイント、オンライン商談システムを比較するポイントを紹介しました。

オンライン商談には、対面での営業にはないメリットやデメリットも存在します。

それを踏まえて、段階的にオンライン商談を導入することで、オンライン商談を定着させられる確率は上がって行くことでしょう。

また、オンライン商談を比較するポイントを把握して、適切なオンライン商談を活用しましょう。そうすれば、さらにオンライン商談のメリットを得られるはずです。

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